Das SmartOS Framework

Im Kern: Die Ausrichtung

Der Sinn und Zweck ist der Katalysator für das gemeinsame Schaffen. 

Das ist der zentrale Kern, das Herz eurer Unternehmens-DNA. Von hier formen sich alle anderen Elemente aus, denn hier liegt die Ausrichtung, der Purpose der Organisation. (Im Lean Management auch „Nordstern“ genannt.)

Warum gibt es uns? Was ist unser Beitrag für die Gesellschaft? Was tun wir hier eigentlich? Was wollen wir erreichen? Und wie setzen wir die Elemente Lernen, Zusammenarbeiten, Entscheiden, Prozesse, Kultur und Struktur so zusammen, dass wir den Purpose erfüllen oder ihm folgen?

Sind die Antworten darauf klar, steht die Ausrichtung als sinnstiftendes Element als Basis für die Kultur im Unternehmen. Und führt dazu, dass Mitarbeitende und Teams an einem Strang ziehen und eigenständig handlungsfähig sind – denn die Ziele sind eindeutig. So werden die Motivation und die Zusammenarbeit gestärkt, Konflikte vermieden und Entscheidungen schneller getroffen.

Zusammenarbeiten

Rundumsicht auf die Zusammenarbeit statt Fokus auf Silodenken

Für eine smarte Zusammenarbeit setzt ihr die Ressourcen und Energie aller Mitarbeitenden gezielt ein – individuell und nach einzelnen Präferenzen, aber immer entsprechend der gemeinsamen Ausrichtung. Dadurch wird auch der eigene Beitrag am großen Ganzen glasklar und macht es allen leichter, am gleichen Strang zu ziehen.

Zusammenarbeit wird erst durch Kommunikation möglich: Teams arbeiten umso erfolgreicher, je besser sie sich übergreifend vernetzen und austauschen – das gilt auch auf digitaler oder virtueller Ebene. Vielleicht führt das zu mehr Meetings und Abstimmungen – und klar braucht es dazu auch eine smarte Meeting-Kultur. Doch der Erfolgsfaktor liegt vielmehr darin, WIE ihr zusammenarbeitet. Deshalb lohnt es sich, immer wieder kritisch zu reflektieren und zu verbessern. 

Das bedeutet, dass ihr die Frage
„Wie wollen wir zusammenarbeiten, um unsere Ressourcen und Energie bestmöglich zu nutzen?“ in den Vordergrund stellt.

Ihr agiert also nicht als Spielball der Kräfte, sondern könnt eure Kräfte gebündelt und entsprechend der Ausrichtung oder des Purpose einsetzen.

Lernen

Lernen ist der Grundstein für organisationale Evolution.

Deshalb haben smarte Organisationen eine schnelle Antwort auf die Fragen: WER weiß bei uns im Unternehmen WAS und wie wird das transportiert? Und sie implementieren und leben Lessons Learned Prozesse und eine ausgeprägte Feedback-Kultur. 

Damit das organisationale Lernen funktioniert, braucht ihr das harmonische Zusammenspiel aus Mindset, Methoden, Know-How und den passenden Tools: Ihr sichert die Weitergabe von vorhandenem Wissen (z.B. durch interne Workshops) und reflektiert Strukturen und Prozesse, damit ihr daraus Verbesserungen ableiten könnt. 

Mit einer dynamisch gelebten Lernkultur entwickelt ihr eure Organisation beständig weiter und passt euch geschmeidig den Veränderungen und Bedürfnissen des Marktes an.

Zusammenarbeit wird erst durch Kommunikation möglich: Teams arbeiten umso erfolgreicher, je besser sie sich übergreifend vernetzen und austauschen – das gilt auch auf digitaler oder virtueller Ebene. Vielleicht führt das zu mehr Meetings und Abstimmungen – und klar braucht es dazu auch eine smarte Meeting-Kultur. Doch der Erfolgsfaktor liegt vielmehr darin, WIE ihr zusammenarbeitet. Deshalb lohnt es sich, immer wieder kritisch zu reflektieren und zu verbessern. 

Entscheiden

Alle Mitarbeitenden sind Expert:innen auf dem eigenen Themengebiet.

Für gute Entscheidungen und schnelle, kontinuierliche Handlungsfähigkeit braucht ihr Vertrauen und smarte Entscheidungsprozesse.

Smarte Organisationen ebnen schon den Weg zur guten Entscheidung und reduzieren damit den Aufwand für Zeit und Ressourcen. 

Dafür baut ihr auf das Prinzip von konsultativen Einzel- oder Gruppenentscheidungen, anstatt gewaltiger Konsens- oder Mehrheitsentscheidungen. Und ihr setzt unterschiedliche Entscheidungsmethoden und -techniken ein. Ihr verfügt über das Wissen, wie ihr diese Entscheidungswerkzeuge immer genau auf euren Bedarf anpassen könnt und kennt eure Prozesse genau.

Prozesse

Wie läuft es bei euch?

Gute Prozessvorgaben sind ein Balance-Akt zwischen Freiheit für Mitarbeitende und Involvierte vs. strikte Vorgaben. Darin steckt auch das Know-How eurer Organisation: Wer ist involviert, wo liegen Schnittstellen, wie sieht das in der tatsächlichen Umsetzung aus?

Deshalb ist es wichtig, dass ihr sie an und in der Praxis entwickelt und nicht nur auf dem Papier. Denn je kleiner die Abweichungen vom praktischen Ideal-Ablauf in der Praxis ausfallen, desto geschmeidiger läuft die Zusammenarbeit in der Organisation.

Dafür schauen smarte Organisationen laufend auf ihre Prozesse: Sie verbessern interne Abläufe und reduzieren (Reibungs-)Verluste und Verschwendungen, zum Beispiel mithilfe von Lessons Learned oder Prozess- & Wertstromanalysen.

Und vor allem mit der regelmäßigen Reflexion und der Anpassung in kleinen Schritten, im Sinne von stetigem Lernen und Continuous Improvement. Damit verändert ihr euer Know-HOW und baut einen wesentlichen Bestandteil einer smarten, lernenden Organisation aus.

Struktur

Ein klares gemeinsames Rollenverständnis für agiles Handeln.

Smarte Organisationen agieren schnell und handlungsfähig. Dafür braucht ihr eine Struktur, die adaptiv ist und sich laufend den Bedürfnissen anpasst und gleichzeitig mehr Autonomie in den einzelnen Teams.

Wir schauen uns an, wie eure Struktur aufgebaut ist: Flach oder wie eine Pyramide? Wie groß sind die Führungsspanne und die Teams und welchen Arbeitsumfang haben sie?

Struktur ist mehr als das Abbild eurer Organisation in einem Org-Chart:

Es geht um den formellen und informellen Aufbau deiner Organisation, um Kommunikations- und Informationswege. Um ein klares und gemeinsames Rollenverständnis statt nur Position und Funktion.

Die Struktur gibt vor, wie Prozesse abgewickelt werden und wer z.B. auf welche Informationen Zugriff hat. Und beeinflusst damit auch die Entscheidungs– und Kommunikationsstruktur.

In einer smarten, lernenden Organisation gestaltet ihr die Struktur so, dass sie Sicherheit und Stabilität gibt. Gleichzeitig ist sie aber so flexibel, dass sie sich dynamisch an Veränderungen anpasst.

Kultur

Wie verhaltet und zeigt ihr euch?

Die Kultur in eurer Organisation schafft Orientierungspunkte für das Denken und Handeln der Menschen, die in ihr arbeiten.

Die Basis dafür bilden die Werte, die in ihr gelebt werden, wie zum Beispiel Eigenschaften oder aber auch erstrebenswerte Ideale. 

Wie bringt ihr sie zum Ausdruck? Wie zeigt ihr, dass ihr alle an einem Strang zieht und zusammengehört? Wie geht ihr mit Mitarbeitenden, Kund:innen und Partner:innen um?

Es zeigt sich in der Praxis, ob die auf dem Papier festgelegten Werte und Prinzipien zueinander passen und von allen gekannt, verstanden und gemeinsam gelebt werden. Und je größer die Überschneidung zwischen den Idealen eurer Organisation und denen der Mitarbeitenden und Teams, desto höher ist die Chance auf authentisches Handeln und gemeinsames Verständnis. Und desto mehr dient sie dem übergeordneten Sinn & Zweck eures unternehmerischen Schaffens.

Smarte Organisationen erarbeiten, hinterfragen und entwickeln gemeinsame Werte und Prinzipien regelmäßig weiter. Sie achten darauf, dass die formulierten Werte und die daraus abgeleiteten Prinzipien im täglichen Umgang miteinander gelebt werden. Und schließlich auch, ob sich alle beteiligten Personen, Prozesse und Abläufe daran orientieren: Wie im Zweifelsfall entschieden wird, wie Prioritäten gereiht werden, welche Gesten, Symbole und Dresscodes zum Einsatz kommen.

Kultur ist ein gemeinsamer und lebendiger Prozess, der durch interaktive Interventionen in Bewegung gesetzt und gestärkt wird.