Knapp ein Drittel der Arbeitszeit im Büro wird verschwendet

Verschwendung im Büro – 30% der Arbeitszeit sind nicht produktiv

Da der Beginn der Fastenzeit mit meinem neuen Blogbeitrag zusammenfällt, wollte ich die beiden Themen kombinieren: Verzicht und Fasten… aber worauf können oder wollen wir verzichten. Es fällt uns leicht auf Dinge zu verzichten, die wir ohnehin nicht brauchen. Und so bin ich auf das Thema der Verschwendungen, dem unnötigen Blockieren vom Ressourcen im Büro gestoßen.

Studie belegt 30 Prozent Verschwendung in der Administration

Im Zuge der Recherchen bin ich auf eine Studie aus 2010 vom Fraunhofer Institut in Zusammenarbeit mit Fraunhofer Austria gestoßen…

Fast dreißig Prozent Verschwendung der Arbeitszeit in der Administration hat die Studie „Lean Office 2010“ aufgedeckt.

Wie schlank sind europäische Unternehmen in der Administration wirklich? Was wurde schon geleistet? Über 350 Unternehmen aus Österreich, Deutschland, der Schweiz und den angrenzenden CEE-Staaten haben sich an der Studie mit beeindruckenden Ergebnissen beteiligt: Nicht nur ihre eigene Einschätzung der Produktivität und Effizienz auch die daraus ableitbaren Chancen zu Einsparungen und Produktivitätssteigerung in der Administration zeigen hohen Handlungsbedarf.

Studienergebnis mit Signalwirkung

Befragt wurden sowohl Produktions- als auch Dienstleistungsunternehmen. Sie beantworteten online Fragen über quantitative Kennzahlen (Anteil der Verschwendung, Produktivitätssteigerung, etc.) und nahmen Stellung zu qualitativen Einschätzungen (Unternehmenskultur, Vorgehensweise bei Verbesserungsmaßnahmen, etc.). Die Studienergebnisse zeigen große Potenziale auf:

  • 27% der reinen Arbeitszeit – so schätzen die Unternehmen – beträgt der durchschnittliche Anteil an Verschwendung.
  • Das größte Optimierungspotenzial liegt mit einem Anteil von 55% in der Verbesserung von schlecht abgestimmten Prozessen.
  • Mehr als die Hälfte der teilnehmenden Unternehmen sind Nachzügler und befassen sich noch nicht bzw. seit weniger als einem Jahr mit einer systematischen Verbesserung ihrer Administration; mit signifikanten Auswirkungen. Ihre durchschnittliche Produktivitätssteigerung von sechs Prozent ist nicht einmal halb so hoch, wie die der befragten Top-Unternehmen.

Studienergebnis mit Zukunftscharakter

Das größte Produktivitätspotenzial sehen die Studienteilnehmer zwar in der Administration, obgleich aktuell eher Verbesserungsmaßnahmen auf der Produktionsseite durchgeführt werden. Daher sind Erfolgsrezepte und methodische Ansätze zur Optimierung der Administrationsprozesse unbedingt erforderlich. Nur mit einer zielgerichteten, methodischen Unterstützung kann die Lücke zwischen erkanntem und tatsächlich realisiertem Potenzial geschlossen werden. Die erfolgreiche Umsetzung von Lean Administration verlangt eine systematische Vorgehensweise.

Und jetzt?

Ich konnte keine aktuellen Ergebnisse bzw. eine Fortführung der Studie finden. Aus meiner Erfahrung heraus traue ich mir zu sagen, dass die Erkenntnisse von 2010 auch heute noch gültig sind. Will eine Organisation ihre Verschwendungen reduzieren, ganz im Gedanken von Lean / Lean Administration, dann gilt es das Thema als fixen Bestandteil in die Organisationentwicklung mit aufzunehmen. Stellen Sie sich doch einmal vor, was sie mit ~27% mehr Zeit, mehr Ressourcen anstellen könnten… Steigerung der Produktivität, schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und –wünsche, uvm.

Schauen wir uns doch gemeinsam an, wie wir gemeinsam, durch gezielte Moderation von Lösungsfindungsprozessen (in enger Zusammenarbeit mit der Belegschaft) und dem Aufbau von entsprechender Methodenkompetenz auch in ihrer Organisation den Verschwendungen den Kampf ansagen können, denn … Erfolg ist kein Zufall.


Link zu den Studienergebnissen „Lean Office 2010“

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